Nómina electrónica: preguntas y respuestas para entenderla
Todo lo que necesita saber para implementar esta tecnología en su empresa
08 Junio 2023
Más de 3.100 empresas colombianas implementaron la nómina electrónica en el año 2022, un mecanismo de facturación implementado por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este procedimiento, que está enmarcado en el sistema de facturación electrónica, permite que la información asociada a los empleados como salario, deducciones de ley, incapacidades sea transmitida directamente al sistema tributario.
La nómina electrónica hace parte de los esfuerzos adelantados por las autoridades en Colombia para apoyar los procesos de transformación digital al interior de las empresas, las cuales se benefician de este proceso gracias a que se convierte en una herramienta para el control de sus gastos y obligaciones tributarias. Estas preguntas y respuestas le ayudarán a entender mejor la nómina electrónica.
¿Qué es?
La DIAN describe la nómina electrónica como un documento que “refleja los valores devengados y deducidos que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, o por pago de pensiones a cargo del empleador”. Este documento digital de gastos laborales, que es individual para cada empleado, debe ser generado por las empresas y transmitido a la DIAN para su posterior validación durante los primeros 10 días del mes siguiente al que se realice el pago.
El soporte, que es enviado a la DIAN a través de un archivo .XML, puede ser consultado por los empleados o por terceros interesados en el portal destinado para tal fin por la autoridad tributaria del país.
¿Qué información debe incluir?
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe incluir la información del empleador (incluyendo nombres y apellidos o razón social y NIT), información del empleado, el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE), un número consecutivo de control interno (que es responsabilidad del empleador), el monto devengado, las deducciones realizadas y el valor total pagado al empleado.
¿Qué empresas deben aplicarla?
La nómina electrónica es obligatoria para todas las empresas o personas naturales que tengan empleados y que requieran este documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables en sus declaraciones de renta. Previo a la implementación de la nómina electrónica, las empresas deben llevar a cabo un proceso de habilitación en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica.
¿Cuándo entró en operación?
La nómina electrónica inició oficialmente el 18 de agosto de 2021, cuando la DIAN abrió el proceso de habilitación en el servicio informático electrónico. El calendario de implementación del documento estaba atado al número de empleados que tuviera la compañía, iniciando el 1 de septiembre para todas las compañías con más de 250 colaboradores. El plazo máximo era hasta el 1 de diciembre de dicho año y correspondía para las empresas con menos de 10 colaboradores.
Más de 113.000 empresas aún no la han implementado y aunque la DIAN no ha actuado contra los rezagados, ya están trabajando en medidas correctivas con quienes no están generando el documento en las condiciones establecidas por la normativa.
¿Qué beneficios trae la nómina electrónica?
La lista de beneficios de la nómina electrónica incluye la posibilidad de usar “los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta”, según destaca la entidad. En materia tecnológica, este proceso permite la desmaterialización de los comprobantes fiscales, lo cual facilita su consulta y trazabilidad.
En materia contable, la DIAN señala que la nómina electrónica permite también acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas. A su vez, a los empleados y terceros interesados les sirve como una herramienta de verificación del cumplimiento de las obligaciones por parte de los empleadores.
Finalmente, según destaca la compañía tecnológica Alegra, por tratarse de un documento digital las empresas evitan que se deba disponer de un espacio físico para su almacenamiento. “Al evitar el uso de papel, la empresa está contribuyendo con el cuidado del medio ambiente”, destaca.
